Providerii de servicii de arhivare documente sunt salvatorii companiilor

Apelarea la servicii de arhivare documente a devenit in ultimii ani un obicei al companiilor mari in special, intrucat volumul mare de documente cu care acestea se confrunta ajunge adesea sa le impiedice buna desfasurare a activitatii. Providerii de servicii de arhivare documente sunt cei care preiau problema aceasta si o administreaza astfel incat organizarea sa nu mai fie o problema pentru nicio companie.

Ce presupune procesul de arhivare electronica de documente?

O astfel de firma de arhivare documente preia asupra ei sarcini cu privire la gestionarea documentatiei, arhivarea si protectia acesteia, precum si punerea ei la dispozitia proprietarului oricand acesta are nevoie. Practic, intregul proces vizeaza: preluarea documentelor, mutarea acestora in depozitele pe care firma de arhivare documente le detine, stocarea lor si restituirea atunci cand sunt solicitate.

Care sunt avantajele pe care le ofera arhivarea documentelor?

Dincolo de beneficiul imediat pe care procesul de arhivare de documente il ofera, si anume cel referitor la castigarea unui spatiu suplimentar in interirorul birourilor, apelarea la servicii de arhivare documente ofera si alte avantaje precum:

    • Pastrarea in siguranta a documentelor confidentiale ale companiilor – protejarea lor prin senzori de miscare si prin acces pe baza de card
    • Protectia impotriva incendiilor – Pastrarea documentelor in camere dotate cu sisteme pentru detectarea si singerea incendiilor
    • Monitorizarea centralizata – Sisteme de protectie active non-stop si monitorizare CCTV realizata in mod centralizat
    • Personal calificat – Echipe bine pregatite si cu experienta in administrarea documentelor importante, selectate conform unei politici riguroase ale resurselor umane.

In plus, unele companii ofera si un sistem de plata foarte avantajos pentru clienti, prin care acestia platesc doar spatiul utilizat pentru documentele proprii, pe masura de acesta este ocupat. Astfel, acestia nu sunt supusi unor costuri suplimentare si nenecesare, neaflandu-se in situatia de a plati o suma globala pentru un spatiu de arhivare mult mai mare decat necesarul sau.
De asemenea, serviciile de arhivare de documente pot fi oferite sub mai multe forme: documentele pot fi preluate direct de la sediul companiei si administrate intr-o alta locatie sau pot fi preluate pentru scanare si retrimitere in format electornic.

Mai mult decat atat, materialele arhivate in locatiile companiilor de servicii de arhivare documente pot fi disponibile pentru recuperare in ziua urmatoare sau chiar in cursul aceleiasi zile.

Accesul la documentele arhivate este diponibil in mod continuu, astfel ca acestea pot fi retrimise catre proprietarii de drept si in format electronic, rapid, singura conditie fiind exprimarea unei solicitari in acest sens.

De ce este necesar procesul de arhivare electronica de documente?

Orice companie trebuie sa aiba in vedere apelarea la o firma de arhivare documente periodic, intrucat aglomerarea de documente nenecesare este o problema reala, care insa este adesea ignorata.

Fluxul informational in interiorul oricarei structuri poate suferi intarzieri mari atunci cand exista un surplus de documentatie veche sau chiar recenta. Atata timp cat respectivele informatii nu sunt de o necesitate imediata, atunci acestea pot fi foarte usor directionate catre providerii de servicii de arhivare documente.

In aceasta modalitate vor fi pastrate intr-o locatie sigura, iar activitatea companiei nu va avea deloc de suferit. Dimpotriva, ea poate fi cu mult eficientizata, avand in vedere ca aglomerarea de documentatie veche nu mai este o problema, iar informatiile importante pot ajunge rapid de la un punct la altul si pot fi gasite cu usurinta.

Etichetat cu: , , , , ,
Postat în Afaceri Economie

Lasă un răspuns